Rédiger une proposition

En général, la rédaction d'une proposition est le résultat de l'un de deux scénarios: vous répondez à une Demande de propositions qui vise la solution d'un problème; vous avez cerné une possibilité d'offrir un produit ou un services en vue de satisfaire un besoin qu'un client potentiel ne sait pas encore qu'il a. En général, on appelle ce dernier scénario une proposition spontanée.

Peu importe la situation, les étapes de la rédaction d'une bonne proposition sont les mêmes. Voici des lignes directrices et des conseils à ce sujet.

Lettre d'accompagnement

Bien que la lettre d'accompagnement soit habituellement rédigée lorsque tous les autres éléments de la proposition sont complétés, c'est la première chose que verra le destinataire. Elle vise à gagner la confiance et l'appui du lecteur. Votre lettre d'accompagnement doit être brève et directe et indiquer ce que vous présentez. Vous devez utiliser le papier en-tête et le style de rédaction habituels de votre société.

Profitez de l'occasion pour énoncer brièvement les principaux points forts de votre soumission. Mettez l'accent sur les arguments de vente qui différencient votre soumission de celle de vos concurrents.

Terminez votre lettre d'accompagnement sur une note cordiale en ajoutant une touche chaleureuse et personnelle à la lettre. À cette fin, utilisez librement les mots « je » et « vous ». Cette technique personnalise la lettre et établit un lien positif et personnel entre votre proposition et les évaluateurs. Elle est particulièrement efficace si vous avez rencontré les évaluateurs plus tôt au cours du processus.

La lettre d'accompagnement doit être signée par le titulaire du poste le plus important, car cela montre l'engagement de votre entreprise envers la proposition.

Page titre

La page titre constitue une étude intéressante du contraste. D'une part, elle est simple et brève. D'autre part, comme il s'agit du premier élément de votre proposition que voit le lecteur, elle représente une force persuasive importante, car elle laisse au lecteur une impression durable.

La page titre comprend quatre éléments: le titre, le nom du client ou du destinataire de la proposition, le nom de votre société et la date. Veuillez remarquer qu'en général, le nom du client se trouve en haut et que le nom de votre société figure au bas. Cela montre votre approche axée sur la clientèle, c'est-à-dire que vous proposez d'améliorer l'entreprise du client et non de vendre un service.

Vous pouvez aussi inclure d'autres renseignements comme le numéro de dossier ou de référence du client. Cela peut être utile pour les gros clients comme des ministères qui lancent de nombreuses demandes de propositions.

Vous pouvez aussi ajouter des graphiques simples pour rehausser l'aspect visuel de la page titre. Cependant, les graphiques ne doivent pas être complexes au point de diminuer le message principal.

L'aspect de la proposition reflète la qualité du rapport que vous produirez. Il peut constituer un facteur important lors de l'évaluation, en particulier dans le domaine de la consultation oú le rapport final est souvent le produit principal. Pour les propositions d'envergure et très importantes, vous devriez envisager une page titre unique qui reflète le thème de la proposition.

Avis de confidentialité

Vous pouvez envisager inclure un avis de confidentialité. Cet avis prévient le client que l'information contenue dans la proposition est confidentielle et peut être utilisée uniquement pour évaluer la proposition, et qu'elle ne peut être divulguée à une personne ne faisant pas partie du groupe de discussion sans votre autorisation écrite. Vous devriez inclure un avis lorsque votre proposition contient des données confidentielles, des idées innovatrices ou toute autre information que vous ne voulez pas communiquer à vos concurrents. Il peut être très frustrant de ne pas décrocher un contrat et de voir le consultant retenu utiliser vos concepts brillants pour réaliser les travaux. C'est une bonne idée de mettre l'avis de confidentialité sur la couverture avant intérieure.

Introduction

Le but principal de l'introduction est de présenter doucement le sujet au lecteur, plutôt que de le plonger brutalement dans la proposition. Vous devriez aussi profiter de l'occasion pour susciter la confiance au lecteur pour le service ou produit que vous présentez.

L'introduction devrait fournir un court résumé des antécédents du projet en question, soulignant le besoin pour le service ou le produit. Elle peut aussi comprendre un bref aperçu de l'ensemble de la proposition. Vous devriez aussi faire ressortir les principaux facteurs qui font que votre société est en mesure d'offrir le service ou produit. Les lecteurs/évaluateurs de votre proposition ne devraient pas être tenus de chercher vos arguments de vente particuliers; ces derniers devraient être mis en valeur et inciter les évaluateurs à conclure que votre proposition est la meilleure. L'introduction doit être courte et bonne; en général, elle compte moins de deux pages.

Volet technique

Cette section vous permet de corroborer votre compétence en tant qu'expert en mettant de l'avant un solide plan technique pour le projet. Le volet technique doit montrer que vous comprenez le problème et que vous disposez d'un moyen pour le régler. C'est dans cette section que vous présentez vos idées et solutions innovatrices. Toutefois, votre plan aura beaucoup moins d'effet s'il est flou ou général, ce qui arrive invariablement lorsque vous ne prenez pas le temps de bien étudier la question. Vous devez expliquer votre méthodologie, y compris les ressources nécessaires.

Plus le volet technique a un aspect professionnel, plus vous semblerez compétent et plus les évaluateurs auront confiance dans votre proposition. La tenue de séances de remue-méninges avec vos meilleurs experts techniques pourrait être utile pour comprendre le problème et pour élaborer une bonne méthodologie. Vous devriez rechercher des approches innovatrices et souligner tout argument de vente particulier que peut apporter votre équipe au projet.

Une tâche doit pouvoir être mesurée et affectée. C'est-à-dire que vous devez pouvoir affecter une seule personne, le responsable de tâche, à son exécution, même si d'autres personnes peuvent aussi y participer. Chaque tâche doit avoir un résultat, un budget et une durée définis. En d'autres mots, une tâche est un élément de travail qui peut être attribuée, dont le progrès est surveillé et qui donne des résultats distincts et prévus.

Si un projet est un tant soit peu complexe, un graphique d'acheminement pour le volet technique aidera le lecteur. Le graphique d'acheminement guide l'évaluateur dans le réseau technique de votre méthodologie proposée. De plus, il vous est souvent très utile, car sa préparation vous oblige à analyser l'acheminement logique des tâches techniques proposées et leurs rapports mutuels.

En général, il est utile d'inclure une section traitant des difficultés prévues, car cela montre que vous avez pris le temps d'analyser les problèmes éventuels et de trouver des moyens de les surmonter. Si le projet doit respecter un calendrier ou un budget particulièrement difficile, les efforts consacrés à l'identification des obstacles et à leur résolution vous permettront d'acquérir le respect du client.

Le volet technique est habituellement la section la plus longue de la proposition et devrait être celle qui exige le plus de réflexion.

Équipe du projet

Cette section présente au lecteur l'équipe affecté au projet. Si des sous-traitants font partie de votre équipe, vous devriez joindre un organigramme simple de l'équipe globale. En général, il est utile d'inclure le nom du coordonnateur principal de chaque organisation.

Le but principal de cette section est de présenter l'équipe du projet au lecteur. Un organigramme du projet constitue un outil utile et donne un aperçu de l'échelon hiérarchique et des personnes concernées.

Pour le personnel-clé, vous devriez fournir un bref curriculum vitae qui décrit les compétences de la personne pour le projet et les responsabilités qu'elle assumera. Vous devriez personnaliser les curriculum vitae pour tenir compte des besoins du projet, plutôt que d'utiliser des curriculum vitae standards.

Vous devriez mettre l'accent sur le chargé de projet, car il représente le responsable technique principal, ainsi que le lien de communication entre l'équipe du projet et le client. Vous devriez tenter de décrire votre chargé de projet comme une personne ayant la plupart sinon toutes les qualités suivantes: est une autorité dans le domaine en question, possède de bonnes aptitudes à la communication orale et écrite, de l'influence au sein de votre organisation, de solides compétences organisationnelles et a déjà mené à bien des projets.

Expérience pertinente

La description de toute expérience pertinente constitue une partie essentielle de votre proposition. Cette section doit mettre de l'avant les qualifications de votre équipe et inspirer un fort sentiment de confiance dans l'expertise technique et organisationnelle de votre équipe. La plus grande partie de cette section devrait comprendre de brèves descriptions de projets connexes que votre société a réalisés. Des descriptions plus longues devraient être mises en annexe. Les articles de magazines, les documents de conférence ou d'autres publications représentent des moyens particulièrement efficaces d'établir vos compétences techniques. Ils devraient donc être résumés dans cette section.

De plus, vous devriez indiquer l'équipement et les installations comme les laboratoires ou les ordinateurs, les sources d'information telles que les bases de données et tout autre facteur qui montre que vous répondez aux exigences techniques du projet ou qui constitue un avantage par rapport à vos concurrents.

Éviter de traiter des faiblesses de vos concurrents. Mettez plutôt en valeur vos points forts; un bon évaluateur sera en mesure d'établir des comparaisons.

Malgré son importance, cette section ne devrait pas exiger beaucoup de temps à préparer. La plupart des renseignements peuvent être extraits directement des fichiers informatiques liés aux projets pertinents et que vous avez compilés dans le but exprès d'élaborer efficacement des propositions.

Prix/budget du projet

Le prix/budget prévu pour le projet constitue la partie la plus importante de votre proposition. Toutes les autres parties de votre proposition sont qualitatives, mais le budget est quantitatif et peut être résumé en un seul chiffre.

Deux types de prix de base peuvent être proposés. Le premier est un contrat à prix fixe dans lequel un prix unique est fixé. Votre service coûtera ce montant exact à votre client. Si vous pouvez effectuer le travail à moindre coût, vous réaliserez un plus grand bénéfice. Si le travail coûte plus cher, c'est le client qui gagne. Ce type de contrat est souvent préféré par un client lorsqu'il existe un certain élément de risque. Un prix fixe élimine le risque pour le client. Le prix fixé peut être payé en un versement forfaitaire lors de l'achèvement de certaines étapes et le solde lorsque le projet est terminé.

L'autre type de contrat, le plus courant, prévoit un prix maximum pour les services. Vous êtes payé seulement pour le travail effectué, jusqu'au plafond établi. Ce type de contrat est utilisé lorsque l'ampleur des travaux n'est pas certain. Il protège le consultant dans le cas oú l'étendu des travaux n'est pas bien défini ou si des imprévus surviennent. En général, le client est facturé tous les mois pour les frais de main-d'œuvre et les dépenses engagés.

Peu importe le type de contrat, vous devez effectuer une analyse budgétaire. Habituellement, le client voudra une ventilation des prévisions budgétaires. Vous devriez estimer le coût de chacune des catégories de coût suivantes:

• Main-d'œuvre
• Services extérieurs (p. ex. location de studio)
• Déplacement
• Équipement
• Fournitures
• Télécommunications (p. ex. appels interurbains, messagers, télécopies)
• Sous-traitants
• Divers
• Éventualités

Ce type de prévisions budgétaires convient bien aux tableurs électroniques. Vous devriez disposer d'un modèle pour effectuer des prévisions de coûts efficacement. Pour les coûts de la main-d'œuvre, vous pourriez fournir un tableau du personnel-clé qui indique le taux salarial horaire de chaque personnel et le nombre d'heures que chacune consacrera au projet. Il pourrait être utile de fournir un tableau subdivisé pour chacune des tâches, afin d'indiquer le coût total par tâche.

Un tableau est utile à la fois pour le client et pour votre équipe de projet, car il montre les coûts répartis selon plusieurs catégories. Le client peut facilement voir l'affectation des ressources et la priorité des tâches. Ce format représente aussi un outil de planification précieux lorsque vous avez décroché le contrat. Chaque responsable de tâche peut facilement voir qui est affecté à une tâche et combien d'heures sont allouées. Chaque personne peut également déterminer le nombre total d'heures prévues pour ce projet et intégrer cette information aux autres caractéristiques du projet.

Le prix fixé ou le prix maximum doit être clairement indiqué. En aucune circonstance, le lecteur ne doit être obligé de chercher ces chiffres importants. Un tableau récapitulatif, qui indique les catégories de coût et les prévisions budgétaires pour chacune, aidera le lecteur. Vous pouvez aussi inclure d'autres tableaux récapitulatifs.

Si cela n'est pas précisé dans la Demande de proposition, il est important d'indiquer à votre client éventuel de quelle façon vous vous attendez à être payé. La méthode de paiement dépend de plusieurs facteurs, tels que la nature de votre entreprise, vos rapports avec le client, votre situation financière, etc. Vous pouvez notamment demander à être payé tous les mois et présenter une facture au début du mois. Une autre méthode de paiement courante est axée sur l'achèvement de certaines étapes, c'est-à-dire que le client effectue des versements lorsque vous atteignez certaines étapes précises du projet.

Dans certains cas, lorsque le projet est de courte durée, un seul paiement peut être effectué à la fin du projet. De même, s'il s'agit d'un nouveau client ou d'un client dont le crédit est incertain, vous pourriez exiger le paiement de vos honoraires, en tout ou en partie, à l'avance. Comme les méthodes de paiement varient considérablement, il est essentiel de prendre les dispositions nécessaires au préalable et d'indiquer clairement votre préférence dans votre proposition.

Votre proposition doit établir les modalités de paiement et la pénalité si elles ne sont pas respectées. Ainsi, vous pourriez préciser que le paiement est dû dans les trente jours suivant l'émission de la facture ou dès réception de la facture. Dans les deux cas, vous pourriez indiquer qu'une pénalité de, disons, 1,5 % par mois sera imposée aux comptes en souffrance.

Calendrier

Le calendrier du projet est précisé dans la section calendrier de votre proposition. Une des meilleures façons de faire part du calendrier au lecteur est d'élaborer un diagramme qui montre ce qui suit:

1. chaque tâche
2. les rapports mutuels des tâches (p. ex. la tâche 3 peut-elle commencer uniquement lorsque la tâche 2 est terminée ou peut-elle être exécutée en parallèle?)
3. réunions principales
4. étapes

En cernant les difficultés potentielles dans le calendrier et en indiquant comment vous prévoyez les régler, vous montrez au client que vous comprenez le problème. Vous gagnerez sa confiance - une denrée importante - que vous devriez poursuivre sans relâche.

Le client est toujours très intéressé à suivre le projet de très près afin de veiller à ce qu'il soit mené à bien dans le délai imparti. Pour aider le client à suivre vos progrès, vous pouvez lui fournir une liste des étapes qui figurent sur le diagramme du calendrier et qui sont décrites dans le corps de la proposition.

La date d'achèvement et la durée totale du projet doivent être indiquées clairement et être conformes aux attentes du client.

Garanties

Pour certaines propositions, en particulier les appels d'offres du gouvernement, diverses garanties sont exigées, notamment:

• Qu'aucun des produits ou services ne proviendra de pays avec lesquels le gouvernement ne fait pas affaires;
• Que le prix demeurera valide pendant 90 jours;
• Que si votre société est retenue, elle conclura un contrat dont les modalités figurent dans le contrat en annexe.

Si une seule garantie est exigée, elle peut être incluse dans la lettre d'accompagnement. Toutefois, si plusieurs garanties sont exigées, elles devraient figurer dans une section facile à consulter. Comme les garanties sont des documents nécessaires qui n'améliorent pas votre soumission, cette section devraient se trouver en annexe ou à la fin, de façon à ne pas entraver les parties importantes de votre message.

Annexes

Les documents plus longs devraient être joints en annexes afin de ne pas obscurcir le message principal que vous présentez. En général, il y a trois annexes standard. La première contient les descriptions de votre société et de tous les sous-traitants utilisés, y compris des brochures. La deuxième comprend l'information technique relative à des projets antérieurs, notamment la description des projets, des copies de documents techniques, une liste de projets semblables, etc. Le curriculum vitae du personnel-clé se trouve dans la troisième annexe. Vous faciliterez la tâche du lecteur si vous classez les curriculum vitae par ordre alphabétique et si le nom des personnes est indiqué sur la page titre de l'annexe.

Examen final

Réservez toujours suffisamment de temps pour effectuer un examen final complet. Vous devriez considérer cette étape comme une partie officielle du processus d'élaboration de la proposition. Les évaluateurs devraient être objectifs et utiliser les critères d'évaluation précisées. De plus, vérifiez soigneusement votre demande de proposition une dernière fois; il est très facile d'oublier d'inclure une garantie. Il est aussi obligatoire de faire une dernière relecture du document final. Vous seriez surpris comment souvent une figure est omise ou insérée à l'envers. Veillez à ne rien oublier.

Vous devriez profiter de l'occasion pour revoir vos arguments de vente particuliers pour vous assurer qu'ils sont clairement énoncés et soulignés souvent et positivement dans votre proposition. Dans la mesure du possible, l'examen devrait être effectué par une personne compétente qui n'a pas participé à l'élaboration de la proposition.

En raison de l'importance critique du prix, vous devriez faire une dernière évaluation pour déterminer si votre stratégie d'établissement de prix est adéquate. Vous avez peut-être obtenu d'autres renseignements ou l'élaboration de la proposition vous a peut-être donné l'occasion de réfléchir davantage à votre stratégie.

Si vous suivez ces conseils, vous devriez être en mesure de rédiger une proposition d'aspect professionnel et, bien entendu, gagnante!