par Rosemary Pon - RJP Ventures Inc

Avec l'entrée en vigueur de la Loi sur la protection des documents personnels et les documents électroniques le 1^er janvier 2004, les entreprises du secteur privé devront s'interesser à la façon dont elle protège les renseignements personnels qu'elles collectent. Cette legislation concerne l'information sur les clients et les employés.

Le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada définit les renseignements personnels comme « tout renseignement factuel ou subjectif, consigné ou non, concernant un individu identifiable. Il peut s'agir de tout type de renseignements, notamment :

• l'âge, le nom, le poids, la taille;
• les dossiers médicaux;
• les numéros d'immatriculation, le revenu, l'origine ethnique ou le type sanguin;
• des opinions, des évaluations, des commentaires, le statut social ou les mesures disciplinaires; et
• les dossiers d'employé, les dossiers de crédit, les dossiers relatifs à des prêts, , l'existence d'un différend entre un consommateur et un marchand, des intentions (p. ex., d'acquérir des biens ou des services ou de changer d'emploi). »

L'information personnelle accessible au public est exclue par la Loi. Ceci inclus l'information disponible dans l'annuaire téléphonique ou sur les cartes d'affaires, telle que votre titre professionnel, votre numéro de téléphone ou votre adresse.

Les organismes privés doivent gérer les renseignements personnels de façon appropriée en accord avec la Loi. Ils seront tenus juridiquement responsables de la gestion de cette information et devront désigner une personne responsable de la protection des renseignements personnels collectés. Les organismes privés doivent:

• Obtenir l'accord de obtenir le consentement de l'intéressé(e) lorsqu'elles recueillent, utilisent ou communiquent des renseignements personnels le concernant, à moins que :
  • le besoin de collecter cette information soit clairement dans leur intérêt ou que leur consentement ne puisse être obtenu assez rapidement; ou
  • l'information demandée soit requise par un organisme d'application de la loi dans le cadre d'une enquête, et que l'obtention du consentement de l'intéressé(e) puisse porter atteinte à la valeur des renseignements collectés.
• Fournir le produit ou service demandé même si l'intéressé(e) refuse de consentir à la collecte, l'utilisation ou la divulgation des renseignements personnels qu'ils demandent.
• Collecter l'information de façon légal et équitable.
• Mettre en place des politiques de protection de la vie privée claires, compréhensibles et d'accès facile.
• Détruire, annuler ou rendre anonymes les renseignements personnels qui n'ont plus à être conservés pour la raison pour laquelle ils avaient été collectés.

En vertu de la Loi sur la protection des documents personnels et les documents électroniques, la vie privée des individus est protégée. Ils ont le droit de:

• Savoir comment leurs renseignements personnels seront collectés, utilisés et divulgués et pourquoi une organisation collecte, utilise ou divulgue les informations qui les concernent.
• Savoir qui est responsable de le protection de leurs renseignements personnels au sein d'un organisme.
• S'attendre à ce qu'un organisme utilise leurs renseignements personnels de façon responsable, et uniquement pour les raisons pour lesquelles ils ont été collectés. Lorsqu'un organisme change la raison pour laquelle il collecte de l'information, il doit obtenir de nouveau le consentement des intéressés.
• S'attendre à ce qu'un organisme prennent des mesures de sécurité afin de protéger l'information collectée.
• S'attendre à ce qu'un organisme collecte des renseignements exacts, complets et à jour.
• Avoir accès à leurs rensignements personnels et pouvoir en demander la correction si nécessaire.
• Se plaindre de la façon dont un organisme gère les renseignements personnels qui les concernent, de façon confidentielle si ils le désirent.

Le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada gèrera les plaintes dans le cadre de la Loi sur la protection des documents personnels et les documents électroniques. Il mènera une enquête et effectuera des audits, fera la promotion de la Loi et effectuera des recherches sur les question de protection de la vie privée.

Commet une infraction quiconque :

• détruit des renseignements personnels demandés par un particulier;
• use de représailles contre un employé qui a déposé une plainte auprès du Commissaire;
• nuit à l'instruction d'une plainte ou à la conduite d'une vérification menée par le Commissaire ou son délégué.

Le contrevenant est passible, par procédure sommaire, d'une amende maximale de 10 000 $ et, par mise en accusation, d'une amende maximale de 100 000 $.

Pour plus d'information sur la protection de la vie privée, consultez :

• Protection des renseignements personnels : vos responsabilités Un guide sur la Loi sur la protection des documents personnels et les documents électroniques à l'intention des entreprises et des organismes
• 20 Questions que les PME devraient poser sur la protection des renseignements personnels
• La protection de la vie privée et le secteur privé dans d'autres jurisdictions (disponible en anglais seulement)
• Votre numéro d'assurance sociale. Protégez-le!

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