Organisation de réunions efficaces
Sommaire
Lorsque les membres d'une entreprise se réunissent, leur objectif est de mener des débats, de recueillir de l'information, de discuter de questions et de prendre des décisions quant à la façon d'aborder ou de régler ces questions. Les méthodes que les entreprises choisissent pour tenir ces réunions dépendront souvent du genre de réunion et du nombre de personnes réunies. À une assemblée générale annuelle par exemple, il y aura habituellement beaucoup de gens dans une grande salle et la discussion portera sur le rendement de l'entreprise au cours de l'année écoulée. Une réunion de conseil d'administration, de conseil de direction ou de comité regroupera moins de gens et les participants s'assoiront à une table pour discuter de politiques et de questions opérationnelles. Il est essentiel de planifier et de préparer soigneusement une réunion pour en assurer l'efficacité, quels que soient le type de réunion ou le nombre de participants. Dans le présent document, nous examinons cinq éléments essentiels à l'organisation de réunions efficaces. Ces éléments sont les suivants : un(e) président(e) d'assemblée, un ordre du jour, un processus de prise de décision, une bonne gestion des débats et un aménagement physique productif.
La présidence
Le président d'assemblée doit être soigneusement choisi. Le président est chargé d'assurer la direction de la réunion, il doit connaître la procédure parlementaire et donner l'exemple en s'y conformant constamment. En tant que dirigeant d'assemblée, il doit comprendre les règlements et les politiques de l'entreprise ainsi que les buts et l'objectif de la réunion et il doit connaître les participants et les inciter à participer. Le président a aussi le pouvoir de contrôler l'assemblée si on soulève une question sur la procédure ou si un différend surgit.
Le président joue les rôles importants que voici :
Il connaît les personnes présentes et il les aide à participer
Il détermine les aptitudes et les capacités des participants, il les stimule et il les incite à participer aux activités qui ont été conçues pour eux, il suit leur évolution et il leur procure une orientation et de l'aide.
Il planifie
Il évalue les points dont il faut discuter à la réunion, détermine les possibilités qui s'offrent et choisit celle qui remplira le mieux la tâche à accomplir.
Il prépare les réunions
Il planifie l'ordre du jour avec l'aide du secrétaire et des autres administrateurs, s'il y a lieu, et il vérifie toutes les dispositions relatives à la réunion.
Il préside les réunions
Il présente les règles de procédure pour les faire approuver par l'assemblée, il suit l'ordre du jour, il assure la participation des personnes présentes aux débats et il maintient l'ordre.
Il évalue les réunions
Il évalue chaque réunion pour s'assurer de l'atteinte de ses objectifs.
Dans les pages qui suivent, nous décrivons deux méthodes de prise de décision pouvant être adoptées à une réunion : la procédure parlementaire, qui convient davantage, en raison de son caractère formel, aux grandes assemblées telles les assemblées générales annuelles, et une méthode de rechange, la prise de décision par consensus, pour les petites réunions comme celles d'un conseil d'administration, d'un conseil de direction ou d'un comité. Bien que la procédure parlementaire convienne davantage aux grandes assemblées, ses principes devraient guider toute réunion.
1. Procédure parlementaire :
Pour les réunions qui respectent minutieusement la procédure parlementaire, voici des questions et réponses qui reviennent fréquemment en ce qui touche la procédure. Nous avons utilisé comme référence le code Robert's Rules of Order.
| Question : | Dans quel ordre se présentent les étapes de présentation et d'adoption d'une proposition? |
| Réponse : | Une proposition peut franchir neuf étapes :
1. Proposition - une proposition provenant de la salle et formulée tout simplement comme suit : « Je propose que... ». 2. Appui - un autre participant juge que la proposition mérite d'être débattue et il dit : « J'appuie la proposition ». 3. Formulation - le président ou le secrétaire énonce la proposition pour s'assurer que son libellé soit correctement consigné et que tous en comprennent le sens. 4. Délibération - quiconque parle doit s'adresser au président sur un ton courtois et doit parler uniquement de la proposition. Le participant ayant fait la proposition a le droit de parler le premier et il devrait être invité à le faire. Pendant la discussion, chaque participant a le droit de parler deux fois d'une même proposition. 5. Amendement - modification du libellé et/ou du sens de la proposition en ajoutant, en supprimant ou en remplaçant des mots. Remarque: Chaque amendement est assujetti aux neuf mêmes étapes de présentation et d'adoption d'une proposition. 6. Appel - après avoir suffisamment délibéré, soit qu'on présente une proposition, qu'on en discute et qu'on la soumette au vote pour mettre fin au débat et voter sur la proposition principale, soit qu'on demande le vote à la discrétion du président. 7. Reformulation - la proposition est lue à l'assemblée pour que tout le monde comprenne sur quoi portera le vote. 8. Vote - le président lance les appels « pour? », « contre? », « abstention? » et il compte les voix de chaque possibilité. 9. Adoption - les résultats du vote sont annoncés par le président et consignés dans le procès-verbal par le secrétaire. |
| Question : | Combien d'amendements peut-on apporter à une proposition? |
| Réponse : | Il y a deux sortes d'amendement. Ceux qui portent sur une proposition sont des amendements de premier niveau (amendements à une proposition). Ceux qui portent sur un amendement à une proposition sont des amendements de deuxième niveau (amendements à un amendement à une proposition). On ne peut discuter que d'un amendement de chaque niveau à la fois. On peut apporter n'importe quel nombre d'amendements à la plupart des propositions, mais on ne peut pas amender un amendement de deuxième niveau (autrement dit, un amendement à un amendement à un amendement n'est pas autorisé). |
| Question : | Est-ce qu'une assemblée peut débuter sans qu'il y ait quorum? |
| Réponse : | Le quorum est le nombre minimum de votants admissibles qui doivent être présents à une assemblée donnée (assemblée générale annuelle, réunion de conseil d'administration) pour qu'elle puisse valablement délibérer. Ce nombre est habituellement fixé dans les règlements de l'organisation. Pour une réunion de conseil d'administration, le quorum est souvent constitué d'une majorité des membres. Si à l'heure où doit débuter la réunion le quorum n'est pas atteint, alors : - l'administrateur qui préside peut renvoyer le groupe; - le groupe peut convenir de débattre des points de l'ordre du jour de manière non officielle et de faire ratifier toute décision prise à une réunion ultérieure; ou - le groupe peut débattre de tout point d'intérêt sans prendre de décision. |
| Question : | Qui préside la réunion? |
| Réponse : | Souvent le président est désigné par les règlements pour présider les réunions. Certains groupes confient la présidence à l'ex-président, à un animateur spécial ou à un membre différent à chaque réunion à tour de rôle, ce qui permet au président de participer aux débats sur les politiques. |
| Question : | Si, après un long débat, les participants ne sont pas encore prêts à voter, que peuvent-ils faire? |
| Réponse : | Il peut être à propos de proposer de reporter l'étude de la question à la prochaine réunion et de recueillir entre-temps de l'information supplémentaire sur celle-ci. Une telle proposition permet à l'assemblée de mettre temporairement de côté l'examen d'une question.
Ou la proposition peut être retirée à la demande de son auteur si personne ne s'y oppose. |
| Question : | Que se passe-t-il si dans la salle un participant demande de mettre la proposition « aux voix »? |
| Réponse : | Un appel « aux voix » provenant de la salle indique que l'auteur de l'appel demande un vote sur la proposition. Dans ce cas, le président devrait demander le vote (« pour? », etc.) seulement s'il estime que la question a été raisonnablement débattue et que la plupart des membres sont prêts à voter. Le président peut demander un vote pour soumettre la question au vote de l'assemblée. |
| Question : | Comment une assemblée doit-elle s'occuper d'un rapport de comité? |
| Réponse : | Une proposition de « prendre connaissance » du rapport suppose que l'assemblée ne prend aucun engagement en ce qui concerne ses conclusions ou ses recommandations, p. ex. le rapport mensuel non vérifié du trésorier.
Une proposition d'« adopter » le rapport en totalité ou en partie engage l'assemblée vis-à-vis d'une partie ou de la totalité des recommandations du rapport et souvent suppose que des mesures doivent être prises. Une proposition d'« accepter » le rapport signifie que l'assemblée a accepté le rapport dans sa totalité. |
| Question : | Parfois, au moment d'étudier une proposition, une proposition de rechange pourrait s'avérer meilleure. Comment la présenter? |
| Réponse : | L'auteur de la proposition (motionnaire) et la personne qui l'appuie (comotionnaire) demande au président l'autorisation de lire la proposition de rechange. Si le président est d'avis que la proposition de rechange est conforme aux objectifs de la réunion et à l'orientation du débat, il peut en permettre la lecture. S'il juge que la proposition de rechange ne répond pas au débat, il peut refuser au motionnaire et au comotionnaire d'en faire la lecture.
Si la proposition de rechange est conforme à l'objectif de la réunion, le président demande au motionnaire et au comotionnaire originaux s'ils retireront leur proposition. Si la proposition originale est retirée, la proposition de rechange est présentée et appuyée. Si la proposition originale n'est pas retirée, l'auteur de la proposition de rechange et son comotionnaire informent la réunion que leur proposition sera présentée si la proposition originale est rejetée et incitent de la sorte les membres à voter contre la proposition originale. |
L'ordre du jour
Un ordre du jour est une liste des points à débattre pendant une réunion. Un ordre du jour permet de ne pas s'écarter des points à débattre et réduit la possibilité d'oublier ou de sauter certains de ces points. Voici un exemple d'ordre du jour fréquent :
- Ouverture
- Approbation de l'ordre du jour
- Lecture et approbation du procès-verbal de la réunion précédente
- Rapports des administrateurs, c.-à-d. le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier
- Rapports des comités
- Questions courantes ou reportées
- Affaires nouvelles
- Levée de séance
Les personnes invitées à la réunion devraient recevoir un ordre du jour provisoire quelques jours à l'avance. Le délai de convocation est souvent déterminé par les règlements de l'entreprise. L'avis de convocation aide les participants de la façon suivante :
- il leur rappelle la tenue de la réunion;
- il permet de s'assurer qu'aucun point important n'a été oublié;
- il les aide à repérer les points importants et à se préparer à en débattre; et
- il les aide à se concentrer sur les points à débattre à la réunion.
Il devrait toujours y avoir des ordres du jour à distribuer à la réunion.
La prise de décision
Il peut s'avérer très complexe et exigeant de parvenir à des décisions à une réunion. Il importe que tous les participants souhaitant parler et exprimer un point de vue aient la possibilité de le faire. Il importe aussi d'agir avec prudence, d'écouter les participants exprimer leurs préoccupations et leurs opinions et d'examiner des solutions de rechange. Ainsi, lorsqu'une décision est prise, il est plus probable qu'une majorité plus grande de participants l'acceptent et la défendent car ils y auront contribué. Lorsqu'une décision se prend trop rapidement, le risque d'écarter une personne et son point de vue s'accroît.
Voici un processus qui peut servir à organiser la prise de décision :
- Définissez la question. Énoncez-la clairement et par écrit si nécessaire.
- Recueillez toute l'information pertinente sur la question. Toutes les idées et tous les faits pertinents doivent être connus et les participants ainsi que le président doivent savoir distinguer les faits des opinions. Il se peut qu'une décision doive être reportée pour recueillir de l'information supplémentaire.
- Énumérez toutes les mesures ou solutions possibles. Stimulez la discussion pour qu'elle produise de nouvelles idées et solutions de rechange.
- Choisissez la meilleure solution possible. Procédez par élimination pour fignoler la liste de la troisième étape et y mettre de l'ordre.
- Prenez une décision. Formulez une proposition officielle de décision ou de mesure de la part de l'assemblée. Passez la décision au vote et consignez les résultats.
- Évaluez les résultats. Cette étape survient habituellement une fois la décision mise en œuvre et elle peut prendre la forme d'une discussion générale ou d'un rapport écrit.
Dans la plupart des réunions, on a recours à une forme quelconque de procédure parlementaire telle la Jurisprudence parlementaire de Beauchesne ou le code Robert's Rules of Order pour orienter la réunion et veiller à ce que les principes traditionnels de l'assemblée démocratique soient respectés. Voici ces principes :
- chaque participant a des droits égaux à ceux de tout autre participant;
- la volonté de la majorité l'emporte;
- la minorité est entendue, ses droits sont protégés; et
- un seul sujet est débattu à la fois.
2. Règles s'appliquant aux réunions de petits groupes :
La procédure parlementaire « stricte » est un processus clair qui convient aux grandes assemblées où se discutent de nombreux points. Ces règles sont très formelles et rigides. Les participants à une petite réunion peuvent convenir d'assouplir la procédure parlementaire.
Une méthode permettant d'assurer une prise de décision efficace dans ce genre de réunion consiste à présenter des propositions et à prendre des décisions par consensus. Un consensus est atteint lorsque le groupe s'entend en général sur une décision. Cette méthode a aussi tendance à éliminer la procédure complexe des amendements, fréquente dans de grandes assemblées, et à susciter une participation maximale.
Si les participants à une petite réunion ayant recours à des règles de procédure « assouplies » constatent que l'un ou l'autre des quatre principes traditionnels de l'assemblée démocratique n'est pas respecté, ils devraient peut-être alors reprendre une procédure plus officielle.
Débats de groupe
Une réunion bien menée permet à tous les participants de prendre part au processus de prise de décision. Voici des techniques auxquelles le président peut avoir recours pour susciter et stimuler la participation et la discussion :
Le président sollicite des points de vue
Le président peut indiquer que toute observation de la part du groupe est bienvenue et carrément demander à des personnes en particulier d'exprimer leur point de vue. Les participants entendent ainsi un certain nombre d'opinions plutôt que d'écouter un ou deux longs discours.
Sondage
Après une brève discussion, le président demande aux participants de lever la main pour indiquer s'ils appuient les idées proposées. Cette technique aide le président à déterminer la façon de procéder. Elle incite aussi les participants à exprimer leur avis.
Groupes
Les groupes peuvent se révéler très utiles dans le processus de prise de décision de grandes assemblées et pour inciter les participants à formuler des idées. On peut ainsi diviser l'assemblée en petits groupes de quatre à huit personnes qui examineront brièvement des questions qui leur auront été confiées. Une personne est chargée de consigner les conclusions du groupe. Les groupes présentent ensuite leurs idées à toute l'assemblée. Les solutions de rechange proposées aideront l'assemblée à résoudre des questions et prendre des décisions acceptables pour tous.
Remue-méninges
Il s'agit d'un procédé destiné à la production spontanée d'idées nombreuses et diversifiées, qui peuvent contribuer à trouver des solutions de rechange permettant de résoudre des questions et d'en arriver à une décision. Voici les principes directeurs d'une séance de remue-méninges :
- il ne faut pas critiquer les idées des autres pendant la séance;
- une suggestion non pratique peut inspirer des idées pratiques à d'autres participants;
- plus il y a d'idées, meilleures sont les chances de concevoir une bonne idée;
- il faut miser sur les idées des autres, améliorer une idée déjà exprimée et conjuguer plusieurs idées;
- choisissez une personne pour consigner toutes les idées sur un tableau de papier de manière à ce que tout le monde puisse les voir et à en conserver la liste; et
- après la séance, examinez la liste d'idées dans un esprit critique afin d'en dégager quatre ou cinq points ou thèmes cohérents. De plus, si la séance de remue-méninges se fait en petits groupes, dégagez de la même façon des thèmes des listes de chaque groupe. Enfin, transformez cette « brève liste » d'idées en décisions possibles.
Différend
Un différend peut surgir pendant les délibérations d'une assemblée. De nombreuses personnes présument qu'un différend est nuisible, mais il peut se révéler constructif s'il mène à l'innovation, à un changement favorable ou à une entente sur une question. Il importe de ne pas oublier que le désaccord est nécessaire au processus de prise de décision en groupe. Le président peut avoir à intervenir pour résoudre un différend et permettre à l'assemblée de parvenir à une décision acceptable. Voici des étapes utiles au règlement d'un différend :
- Reconnaître qu'il y a un différend et définir la cause du désaccord.
- Recueillir toute l'information relative au différend, la partager et l'évaluer.
- Proposer des solutions possibles et présenter aussi les conséquences des propositions.
- Trouver une solution mutuellement acceptable et non coercitive.
- Mettre l'entente en œuvre et en faire évaluer l'efficacité par toutes les parties.
Si une réunion tourne mal, prenez une brève pause. Au moment de reprendre les travaux, le président peut résumer la discussion jusqu'à l'apparition du conflit ou demander aux parties opposées de résumer leurs positions respectives. Le président peut ensuite tenter d'amener les deux parties à négocier une solution.
Aménagement physique
L'emplacement et l'environnement physiques comptent beaucoup dans l'organisation d'une réunion fructueuse. Il faudra tenir compte du nombre de personnes qui assisteront à la réunion. Par exemple, pour une assemblée générale annuelle, à laquelle assisteront un grand nombre de personnes, il pourrait être utile d'installer un microphone au centre de la pièce pour que tout le monde puisse entendre les intervenants.
Le matériel audiovisuel peut améliorer un exposé et éclaircir l'information qui est présentée à une assemblée. Il faut déterminer à l'avance le genre de matériel audiovisuel nécessaire et, une fois de plus, tenir compte des éléments essentiels à la planification que sont la superficie de la salle et la taille du groupe. Dans une grande salle où se réuniront de nombreuses personnes, il faut placer l'écran à une hauteur permettant à tous les participants de le voir.
Il faut toujours prendre en considération la durée et l'heure d'une réunion. Si les participants doivent parcourir de grandes distances, il peut s'avérer nécessaire de fixer le début et la fin de la réunion à des heures permettant à tout le monde de s'y rendre et d'en repartir à temps. Il est important aussi de prendre à l'avance des dispositions pour les pauses. Les pauses peuvent rehausser une réunion en donnant aux participants l'occasion de se rencontrer de manière informelle et de discuter de questions qu'ils ne veulent pas nécessairement aborder avec tout le groupe.
Voici d'autres facteurs physiques qui contribuent à la productivité d'une réunion : un bon éclairage, la superficie de la salle, l'acoustique, le téléphone, la température, la ventilation, le confort et la position des sièges, le matériel pour écrire, les toilettes, le vestiaire, le stationnement, les insignes porte-nom, les rallonges de fil et l'emplacement des prises électriques.
Préparé par le gouvernement de la Saskatchewan
Traduit par le Secrétariat national, Entreprises Canada
