Dernière vérification : 2009-02-06

Sommaire

Le premier objectif de toute entreprise est de survivre, c'est un objectif essentiel qui emporte sur tous les autres. L'entreprise doit donc disposer de suffisamment d'argent pour acquitter ses obligations légales et éviter de devenir insolvable. Cette publication indique comment planifier les mouvements de trésorerie dans l'entreprise et donc, comment préparer pour subvenir aux besoins à venir.

Introduction

Beaucoup de propriétaires exploitants assimilent la croissance du chiffre d'affaires à la réussite de l'entreprise. Toutefois, beaucoup d'entreprises deviennent insolvables parce qu'elles n'ont pas les liquidités suffisantes pour satisfaire aux besoins générés par une augmentation du chiffre d'affaires. Sans liquidités, comment l'entreprise peut-elle payer ses factures, satisfaire aux exigences salariales et acheter les matières premières en fonction de l'augmentation de la demande?

La trésorerie

Les cycles de trésorerie
Dans toute entreprise, il y a un cycle continu d'activités qui peuvent faire augmenter ou diminuer l'encaisse.

Les liquidités servent à acheter les matières premières et payer les services nécessaires à la fabrication de produits finis. La vente du stock de produits finis génère des recettes et des comptes clients, c'est-à-dire de l'argent que vous doivent vos clients. Quand les clients vous paient, les comptes clients diminuent et les comptes de caisse augmentent. Toutefois, les flux de trésorerie ne sont pas nécessairement reliés directement aux ventes de la période en question parce que les clients peuvent payer au cours de la période suivante.

Le fonds de roulement net (FRN)
Les disponibilités à court terme, aussi appelé l'actif à court terme, se composent d'argent et des ressources qui peuvent être converties en liquide en moins d'un an ou pendant un cycle normal d'affaires. (Ces ressources comprennent les titres négociables, les comptes clients, les stocks, etc.)

Les exigibilités, ou le passif à court terme, sont les obligations qui arrivent à échéance dans l'année qui suit ou pendant un cycle normal d'affaires. (Cela comprend les comptes créditeurs, les effets à payer, les frais à payer, etc.)

Le fonds de roulement est la valeur de la différence entre les disponibilités et les exigibilités mentionnées ci-dessus, et le fonds de roulement net est la valeur de la variation entre les fonds de roulement de période en période.

Exemple :

 

	Année 1	Année 2
l'actif à court terme	110 000 $	200 000 $
moins le passif à court terme	(-) 70 000 $	(-) 112 000 $
égale les fonds de roulement	40 000 $	88 000 $
FRN = le fonds de roulement de l'année 2 moins le fonds de roulement de l'année 1		48 000 $

Le fonds de roulement net a augmenté au cours de l'année, mais nous ignorons comment. Cela pourrait s'expliquer en totalité par une augmentation des liquidités, ou des stocks, ou encore par une diminution des comptes créditeurs.

État de l'évolution de l'encaisse
Alors que le fonds de roulement net n'indique que les variations de la situation actuelle, un état de l'évolution de l'encaisse permet d'expliquer les variations survenues dans n'importe quel compte pendant n'importe quelle période. L'état de l'évolution de l'encaisse est une analyse des entrées et des sorties de liquidités.

La capacité à prévoir les besoins en liquidités vous permet d'être un gestionnaire plus efficace. Si vous pouvez déterminer les besoins de liquidités pour n'importe quelle période, vous pouvez demander un prêt bancaire à l'avance ou réduire d'autres comptes de l'actif à court terme afin d'avoir plus de liquidités. De la même façon, quand vous avez des fonds excédentaires, vous pouvez les réinvestir dans l'entreprise.

Si vous connaissez la valeur du fonds de roulement net (FRN), la variation du passif à court terme (VPCT) et la variation de l'actif à court terme (VACT moins encaisse), vous pouvez calculer la variation de l'encaisse (VENC).

• FRN - fonds de roulement net
• VACT - variation de l'actif à court terme, autre que l'encaisse
• VPCT - variation de passif à court terme
• VENC - variation de l'encaisse

Par exemple, si vous utilisez un fonds de roulement net de 48 000 $, quelle est la variation prévue de l'encaisse si vos ventes augmentent de 50 000 $ et que les postes ci-dessous enregistrent les variations suivantes? 

comptes clients	augmentation de 25 000 $
stock	augmentation de 70 000 $
comptes créditeurs	augmentation de 30 000 $
effets à payer	augmentation de 10 000 $

 

 

encaisse	=	FRN - VACT + VPCT
	=	48 000 $ - (25 000 $ - 70 000 $) + (30 000 $ + 10 000 $)
réponse	=	- 7 000 $

Conclusion : Au cours de cette période, alors que les ventes ont augmenté, l'encaisse a diminué de 7 000 $. Reste-t-il assez d'encaisses pour couvrir cette diminution?

Provenance et utilisation des fonds
Pour prévoir le fonds de roulement net dont vous avez besoin, vous devez connaître la provenance et l'utilisation des fonds. L'injection de fonds fera augmenter le fonds de roulement. La différence entre la provenance et l'utilisation des fonds est le fonds de roulement net.

Le calcul suivant repose sur le fait que le bilan est en équilibre, c'est-à-dire que le total de l'actif est égal au total du passif plus l'avoir des actionnaires.

actif à court terme     p. ex. argent, comptes recevables	+	actif à long terme (difficilement converti en liquide) p. ex. immeubles, terrains, équipement	=	passif à court terme   p. ex. dette à court terme, comptes à payer	+	passif à long terme   p. ex. prêts hypothécaires	+	avoir des actionnaires (capitaux propres) c. à dire ce qui sera dû aux investisseurs s'ils encaissent leurs actions
On peut réécrire cette équation de la façon suivante :
actif à court terme	-	passif à court terme	=	passif à long terme	+	avoir	-	actif à long terme

Comme le terme de gauche de l'équation correspond au fonds de roulement, le terme de droite doit l'équivaloir. Toute variation de n'importe quel côté correspondra au fonds de roulement net.

• Si le passif à long terme et l'avoir augmentent ou que l'actif à long terme diminue, le fonds de roulement net augmente. Cette variation permettra de disposer de plus de fonds.
• Si l'actif à long terme augmente, ou que le passif à long terme et l'avoir diminuent, le fonds de roulement net diminue. On disposera alors de moins de fonds.

Les fonds qui alimentent le fonds de roulement net proviennent le plus souvent :

• de fonds générés par les opérations
• de la cession d'immobilisations
• de sorties d'inventaire
• d'emprunts à long terme à l'extérieur

Pour obtenir le poste « fonds générés par les opérations », déduisez tous les postes de dépenses exigeants des fonds de toutes les recettes ayant contribué à fournir des fonds. Vous pouvez également obtenir ce résultat en rajoutant les dépenses qui n'ont pas entraîné d'entrées ou de sorties de fonds au revenu net inscrit.

Le poste de dépenses hors fonds le plus courant est l'amortissement, c'est-à-dire la ventilation du coût d'un élément d'actif, comme dépense, sur la durée de vie de l'actif en regard des revenus attendus à l'avenir. Il est beaucoup plus facile de corriger le revenu net de l'amortissement que de calculer les recettes et les dépenses qui nécessiteront des fonds. L'amortissement n'est pas une source de fonds.

Les cas qui nécessitent l'utilisation de fonds ou de fonds de roulement net sont, par exemple :

• les achats d'immobilisations
• le versement de dividendes
• les versements de retraite ou de prestations d'invalidité à long terme
• le rachat d'actions

Exemple de présentation de la provenance et de l'utilisation des fonds qui permet d'obtenir la valeur du fonds de roulement net :

Des opérations
revenu net		10 000 $
plus amortissement (poste d'imputation)		+ 15 000 $
		25 000 $
libération de dette		175 000 $
écoulement de stock		+   3 000 $
		203 000 $
Provenance des fonds
achat d'usine		140 000 $
versement de dividendes		+15 000 $
		155 000 $
augmentation (diminution) du fonds de roulement net		48 000 $

Les comptes présentant peu de risques pour le crédit peuvent être portés sur une liste privilégiée permettant de les approuver automatiquement à condition de ne pas dépasser certains montants. Ces comptes ne requièrent généralement qu'un examen périodique.

Les comptes classés comme présentant des risques raisonnables nécessitent un examen plus attentif, en particulier dans le cas de montants plus importants ou si on assiste à un ralentissement des remboursements.

Les comptes de qualité médiocre présentent des risques de crédit acceptables. Toutefois, vous devez les surveiller attentivement. Ce sont eux qui vous demanderont le plus de temps. Il s'agit en général de comptes d'entreprises bien gérées dont la capacité de vente est bonne, mais qui disposent d'un fonds de roulement limité.

Une entreprise peut être jugée comme étant marginal (un risque de crédit possiblement élevé) par une entreprise, mais perçu différemment par une autre. Il faut définir les normes d'acceptation d'entreprise et les indiquer clairement dans votre politique de crédit.

Afin de faciliter les approbations de crédit, il est utile de fixer une marge de crédit pour chaque client. Cette marge de crédit servira de référence pour les approbations et sera en fonction des besoins courants du client et de sa capacité à rembourser ses dettes.

Cette marge de crédit représente le maximum de crédit à accorder au client en fonction de son bilan et de sa capacité financière. Il faudra réviser périodiquement la marge de crédit et la limite de crédit en fonction des variations survenues à la situation financière du client et de l'expérience accumulée avec son compte en ce qui concerne le crédit.

Si votre entreprise utilise un système informatique pour gérer les comptes clients et l'entrée des commandes, il est relativement facile de programmer les limites dans le système et de créer des listes d'exceptions indiquant les commandes qui amèneraient un dépassement des plafonds autorisés. Cela supprime la nécessité d'examiner toutes les commandes et peut également être utilisé pour produire la liste des commandes à crédit qui n'ont pas encore été réglées.

Enquête sur la solvabilité

La principale cause de pertes imputables aux mauvaises créances incombe à des décisions de crédit prises à la suite d'enquêtes insuffisantes. Toutefois, comme il est essentiel d'expédier rapidement les commandes, votre méthode de vérification du crédit devrait permettre de les traiter de façon rapide et efficace pour ne pas ralentir leur expédition.

Lorsque vous étudierez la solvabilité de vos divers clients, la minutie de votre analyse sera en fonction du dossier de chacun. Voici quelques éléments dont vous aurez intérêt à tenir compte :

• le montant de la commande et la possibilité de commandes ultérieures
• le nombre d'années en affaires du client
• l'état de son compte
• le produit en question est-il de nature saisonnière et comment se situe-t-il par rapport aux produits offerts par la concurrence
• le délai jusqu'à la livraison
• dans quelle mesure l'acceptation de cette commande augmentera-t-elle le risque total en matière de crédit pour ce client
• est-ce que le risque de crédit est acceptable aux termes de votre politique de crédit
• si c'est une commande spéciale, faut-il demander un dépôt ou expédier les marchandises contre remboursement

Votre enquête sur la solvabilité du client sera essentiellement fonction de l'expérience que vous aurez eue avec lui, ainsi que l’expérience qu’ont eue d'autres fournisseurs. Le premier document à consulter est votre propre journal des clients; vous y verrez l'historique des paiements, le maximum de crédit accordé jusqu'à maintenant à ce client et la fréquence de ses achats.

Les antécédents en gestion et l'expérience de l'entreprise sont des éléments importants pour apprécier sa capacité à conserver une entreprise rentable. Cela peut être un élément favorable si la situation financière n'est pas parfaite et cela fera souvent toute la différence entre un risque de crédit marginal et un autre inacceptable.

Il est également très utile de recueillir des renseignements sur la façon dont l'entreprise en question se comporte avec sa banque et avec les autres fournisseurs. Vous pouvez obtenir ce type de renseignements de diverses façons :

• Dans le cas d'un nouveau compte, vous pourrez demander à ce nouveau client de remplir un formulaire complet de demande de crédit. C'est une façon très efficace d'obtenir le nom de la banque du client et d'autres références. (Vous pouvez télécharger un formulaire gratuit à partir d'Internet.)
• Vos vendeurs sont aussi une source précieuse de renseignements.
• La plupart des fournisseurs et des banques échangent très volontiers des renseignements de crédit, à condition qu'ils soient convaincus que ces renseignements seront traités de façon strictement confidentielle.
• Quand cela est possible, on peut obtenir un état financier, en général directement du client, même si on peut se procurer l'état financier en consultant le prospectus de l’entreprise si elle en a publié un ou si elle a émis des actions.

Sources extérieures d'information

Vous pouvez obtenir des renseignements précieux sur la solvabilité d'un client auprès de sources comme les agences d'évaluation du crédit et Dun & Bradstreet.

Les méthodes de perception

La perception des comptes clients en souffrance est aussi importante que l’enquête, l’évaluation et l’approbation du crédit du client. Pour procéder efficacement à la perception, il faut faire un suivi systématique et régulier du client. C'est essentiel pour qu'il prenne au sérieux les conditions de crédit de votre entreprise.

Dans le domaine du crédit et de la perception, le temps, ou la durée, est essentiel. Le suivi doit être fait de façon régulière pour être efficace. Une balance de vérification à jour, précise et mensuelle des comptes clients de l’entreprise est un outil précieux pour suivre et contrôler la perception des comptes. C'est aussi un outil fort utile quand il s'agit d'accroître le crédit d'un client.

Bloquer les commandes d'un client dont le compte est échu est une méthode de perception efficace. Prendre rapidement contact avec ce client, avec tact et courtoisie, donnera le plus souvent des résultats. Il est important par contre de libérer rapidement les commandes retenues si le client règle son compte.

Rapports

Il faut réviser périodiquement les objectifs du fonds de roulement et des ventes rentables. Il est possible de produire des rapports simples permettant une comparaison de mois en mois pour déceler les tendances.

• L'indice de perceptions mensuel - Il donne le pourcentage de perceptions pendant le mois par rapport aux comptes clients au début du mois.
• La période de rotation des comptes clients   - Cette expression est normalement exprimée sous forme de période de recouvrement des comptes clients et est calculée comme : Solde des comptes clients (recevables) à la fin de la période analysée, divisée par le total des ventes à crédit de la période analysée (typiquement de 30, 90 ou 365 jours), fois le nombre de jours dans la période analysée. C'est à dire,

période de recouvrement des comptes clients

=

(comptes clients/ventes à crédit) x jours

Quand elle est calculée tous les mois, avec les données sur l'âge des comptes, cette période de recouvrement constitue un excellent moyen pour suivre l'évolution des perceptions.

La balance chronologique et les pourcentages de comptes en souffrance donnent également une mesure de l'efficacité de leur perception. Ils donnent des renseignements sur les pertes imputables aux mauvaises créances pendant l'exercice par rapport aux exercices précédents, ou par rapport à d'autres entreprises comparables de l'industrie.

L'analyse des résultats

Il ne suffit pas de se contenter de comparer les résultats de ces divers rapports. Des résultats d'ensemble des fonctions crédit et perception doivent être jugés conformément aux politiques de ventes et de crédit de l'entreprise, tout en établissant des comparaisons avec les tendances dans le secteur d'activité et avec l'évolution économique pendant cette période.

La tenue de livre précise et les rapports préparés de façon consciencieuse faciliteront votre évaluation du crédit de vos clients et vos activités de perception. Si vous notez des tendances particulières et que vous prenez au besoin les mesures qui s'imposent, vos activités de crédit et recouvrements contribueront à l'augmentation de vos ventes et de vos profits.

Source : U.S. Small Business Administration.
Préparé initialement par le gouvernement de la Saskatchewan.
Traduit par le Secrétariat national, Entreprises Canada.