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Vous pouvez être appelé fréquemment à présenter vos produits et vos services à un groupe de personnes. Beaucoup de gens ne sont pas à l'aise pour le faire. Les conseils qui suivent sont destinés à vous aider à faire des présentations efficaces.

L'auditoire

Le fait que vous ayez un auditoire est la preuve qu'il désire obtenir autant de renseignements que possible. Sachant cela, vous trouverez probablement votre auditoire assez réceptif à votre présentation.

Un auditoire a une personnalité collective et, en tant que tel, il diffère sensiblement d'une personne.
Par exemple :

• les auditoires sont toujours sympathiques; mais
• les auditoires n'acceptent jamais d'excuses; et
• les auditoires ne veulent jamais entendre de baratins publicitaires.

Il faut vous souvenir que, aussi nerveux que vous puissiez vous sentir, tout l'auditoire veut que votre présentation soit une réussite parce qu'il souffrirait collectivement d'embarras si ce n'était pas le cas. C'est là votre avantage psychologique.

Les auditoires ne pardonnent rien; aussi, ne vous excusez pas à tout propos, en particulier dans votre mot d'ouverture. Une présentation électronique de piètre qualité, un remplaçant de dernière minute, le mauvais fonctionnement de l'équipement audiovisuel, des problèmes de mauvais temps ou d'avion sont des excuses éculées.

Alors que faire si vous n'êtes pas un orateur né? Les renseignements techniques passent mieux sur un ton normal de conversation, amplifié par un micro et un haut-parleur. Structurez simplement votre présentation de façon logique et intégrez-y vos aides visuelles, puis répétez votre présentation devant un auditoire critique dans un environnement qui vous soit familier jusqu'à ce que votre présentation soit parfaite.

Rien n'est jamais vendu à un auditoire parce qu'il aura tendance à rejeter mentalement les argumentaires de vente. Toutefois, si vous parlez avec des participants lors de la pause-café, cela créera un climat idéal pour faire par la suite un suivi et obtenir des ventes.

Les questions de l'auditoire

Il faut laisser la possibilité de poser des questions destinées à préciser le contenu de votre présentation et y répondre immédiatement et aussi rapidement que possible.

Les questions qui sont destinées à aider à résoudre un problème particulier devraient être traitées lors d'une période de questions ou dans le cadre d'une discussion privée après la présentation.

On recommande aussi de répéter les questions posées par un membre de l'auditoire pour s'assurer que tout le monde entend bien la question et votre réponse.

Les aides visuelles

Des aides visuelles, comme les présentations électroniques, ajoutent beaucoup d'effet à toute présentation. Les gens se souviennent beaucoup plus de ce qu'ils voient que de ce qu'ils entendent.

L'utilisation d'une présentation électronique, par opposition à un film ou à une vidéo, présente l'avantage que vous prenez le temps voulu pour expliquer les détails importants. L'inconvénient est que les diaporamas sont statiques et que vous voulez que votre présentation soit dynamique. Vous devez donc rendre les éléments visuels de votre présentation vivants et intéressants. De nombreux spécialistes estiment qu'une image ne devrait jamais rester à l'écran plus de 30 secondes parce que, au-delà, l'intérêt diminue et, après 60 secondes, l'ennui se transforme en somnolence.

En règle générale, seules les lumières du devant de la pièce et des abords immédiats de l'écran devraient être éteintes. On peut le plus souvent laisser l'arrière de la salle allumé, quitte à baisser légèrement l'intensité de l'éclairage.

Nous sommes dans le noir

Le noir total provoque la somnolence, en particulier après un déjeuner copieux. On peut interrompre une présentation de diapositive qui dure en donnant des explications, en faisant une pause, en demandant s'il y a des questions ou en suscitant la discussion, ce qui donnera l'occasion d'éclairer la pièce pour ramener l'attention de l'auditoire sur ce qui se dit au lieu de ce qui se voit. Rien n'est plus ennuyeux dans une présentation qu'un orateur qui discourt pendant cinq ou dix minutes dans le noir devant une diapositive immobile qui n'a pas grand-chose à voir avec la discussion.

Les tableaux et les imprimés

Vérifiez la taille et la lisibilité de votre texte en déposant votre page sur le plancher, levez-vous et essayer de le lire. Si vous n'y parvenez pas, dites-vous bien qu'il en sera de même pour votre auditoire. Les graphiques sont plus intéressants et plus efficaces s'ils font appel à toute une gamme de couleurs. Prenez soin de toujours colorer en rouge les courbes ou les histogrammes les plus importants parce que c'est la couleur qui retient le plus l'attention. Et surtout, éliminez les détails superflus comme les grilles qui composent le fond d'un graphique avant de le redessiné.

Tout texte présenté à l'auditoire, que ce soit sur un tableau-papier ou sur un écran, devrait avoir des lettres d'une hauteur d'au moins deux pouces. Si vous ne parvenez pas à lire du fond de la salle, c'est probablement parce qu'il y a trop de texte sur l'écran ou parce que les lettres sont trop petites.

Quand vous parlez, faites toujours face à votre auditoire, ne vous tournez jamais vers l'écran ou vers le tableau-papier.

Et que le spectacle continue

Même avec la meilleure présentation, il arrive que l'équipement tombe en panne et vous devez alors disposer d'un plan d'urgence. Le plus souvent, on mettra à votre disposition un équipement audiovisuel conforme à ce que vous aurez demandé, mais vous devez toujours être prêt à utiliser des tableaux-papier ou d'autres aides visuelles sans jamais vous plaindre, avoir l'air embarrassé ou vous excuser. Essayez de conserver le dynamisme de la présentation et de garder l'attention sur votre présentation et non pas sur les problèmes qui sont survenus. C'est non seulement une façon de montrer que vous appréciez le temps que les autres vous consacrent, mais c'est aussi une marque de professionnalisme.

La perfection n'est pas de ce monde

Acceptez une invitation à prendre la parole en public est une lourde responsabilité. Les conseils donnés dans cet article sont destinés à vous permettre d'aborder l'exercice avec moins d'appréhension. Il est souvent plus facile de refuser une possibilité ou d'annuler un engagement à prendre la parole que de faire apparaître des possibilités.

Sachez que le style s'acquiert par l'expérience et par la pratique. En vous efforçant d'acquérir l'expérience et la pratique, le reste viendra naturellement, y compris le style, le plaisir et les récompenses.

Préparé initialement par le gouvernement de la Saskatchewan.
Traduit par le Secrétariat national, Entreprises Canada.